Abstraksi
Sistem akuntansi pembelian yang baik merupakan suatu proses keseluruhan prosedur dan teknik yang diperlukan untuk mengumpulkan data dan mengolahnya menjadi suatu laporan keuangan yang bersifat baik atau layak sebagai bahan yang membantu pengambilan keputusan maupun alat untuk pengawasan. Dengan sistem akuntansi pembelian yang baik dan memenuhi standar yang ditetapkan, maka secara tidak langsung manajemen telah memperoleh suatu alat pengawasan dalam prosedur pembelian, maka harus diterapkan sistem akuntansi pembelian yang baik. Dengan dijalankannya sistem akuntansi pembelian yang baik, manajemen akan dengan mudah mengetahui apa yang terjadi didalam perusahaan.
Permasalahan yang dikaji dalam penulisan Tugas Akhir adalah Bagaimana Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Suku Cadang yang diterapkan pada PT. kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang?”. Tujuan dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah untuk mengetahui Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Suku Cadang pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang
Lokasi penelitian dilakukan oleh penulis pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang yang berlokasi dijalan Jl. MH. Thamrin No. 3, Semarang. Objek kajian dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah semua elemen Sistem Akuntansi Pembelian Persediaan Suku Cadang pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daerah Operasi IV Semarang. Teknik pengumpulan data dengan metode observasi, metode wawancara, dan studi pustaka.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa : (1) Fungsi yang terkait adalah bagian gudang, bagian Dipo, seksi sarana, seksi akuntansi, seksi keuangan dan perbendaharaan daerah. (2) Dokumen yang digunakan adalah Program Pengadaan Barang (PPB), Nota Permintaan Dana (NPD), Surat Permohonan Penawaran Harga (SPPH), Surat Pesanan Pembelian (SPP), Berita Acara Serah Terima Barang (BASTB), Berita Acara Pengujian Barang (BAPB), Bukti Penerimaan Barang Persediaan (A.14/SAB), Bukti Pembelian Barang Persediaan (A.13/SAB), Analisa Bukti Pembayaran Barang Persediaan (B.18/SAB), Bukti Pembayaran (A.9/SAB), Laporan Pembayaran Hutang pada pihak ketiga (E.3/SAB). (3) Catatan Akuntansi yang Digunakan adalah jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, kartu barang, kartu pembantu utang, kartu persediaan. (4) Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi pembelian adalah prosedur permintaan pembelian, prosedur permintaan penawaran harga dan pemilihan pemasok, prosedur order pembelian, prosedur penerimaan barang, prosedur pencatatan utang. (5) Unsur pengendalian intern yang diterapkan adalah fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan, fungsi pembelian terpisah dari fungsi akuntansi, fungsi penerimaan terpisah dari fungsi penyimpanan barang, dokumen-dokumen diotorisasi oleh kepala bagian yang bersangkutan, pemasok dpilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing, dokumen pengeluaran kas di cap lunas atas dasar pembayaran yang dilakukan oleh pihak ketiga.
Berdasarkan hasil penelitian dapat disimpulkan, Fungsi-fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian yang ada pada PT. Kereta Api Indonesia (Persero) Daop IV Semarang adalah Bagian Gudang, Bagian Dipo Lok/Kereta, Seksi sarana, seksi keuangan, seksi akuntansi dan Perbendaharaan Daerah (PBD). Dokumen-dokumen yang digunakan antara lain Program Pengadaan Barang (PPB), Surat Pesanan Pembelian (SPP), Nota permintaan Dana (NPD), Surat Permintaan Penawaran Harga (SPPH), Bukti Pembelian Barang Persediaan (A.13/SAB), Bukti Penerimaan Barang Persediaan (A.14/SAB), Bukti Pembayaran (A.9/SAB) dan Laporan Pembayaran Hutang pada Rekanan (E.3/SAB). Catatan-catatan akuntansi yang digunakan adalah jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, Kartu Barang (I.3C/SAB) dan Kartu Persediaan (I.3/SAB) dan kartu pembantu hutang pada rekanan (F.13/SAB). Berdasarkan hasil penelitian, sebagai pembenahan sistem akuntansi pembelian suku cadang untuk perusahaan disarankan bahwa Fungsi gudang tidak hanya menerima barang yang telah diterima dan mencatatnya kedalam kartu barang, tetapi fungsi gudang juga mempuyai tugas untuk mengajukan permohonan pembelian barang, karena bagaian gudang yang mempunyai kartu barang yang menggambarkan kondisi jumlah dan jenis barang dan tahu apakah barang yang akan dipesan persediaannya masih ada digudang atau tidak, maka jika masih ada barang yang akan dipesan perusahaan tidak perlu untuk membeli barang tersebut.
